Miksi jotkut organisaatiot selviävät koronasta todennäköisemmin kuin toiset? Ja mitä vielä voi tehdä?

Sellaiset organisaatiot, jotka ovat valmistautuneet poikkeuksellisiin tilanteisiin suunnitelmien ja harjoittelunkin muodossa, pärjäävät tilanteessa paremmin. Mutta vielä ei ole myöhäistä toimia. Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö on koonnut työkaluja organisaatioille koronatilanteessa toimimiseen.

Tärkeintä on, että tiedetään, kuka tekee ja mitä tekee. Se on lopulta aika yksinkertaista.

– Käytännössä tätä sotkee se, että ihmisillä on huolta terveydestä ja taloudesta, organisaation toimintaa joudutaan laajasti muuttamaan lennosta, pitkäjaksoinen etätyö vaikuttaa yhteydenpitoon ja tulee jatkuvasti uusia haasteita vastaan, SPEKin koulutuspäällikkö Ira Pasi sanoo. Pasi on kouluttanut organisaatioiden varautumista 12 vuotta.

Siksi ei välttämättä tiedetäkään, mitä organisaatiossa tapahtuu. Tehdään päällekkäisiä töitä, ei olla varmoja mitä kollega tekee tai mitä päätöksiä on tehty.

Onneksi organisaatio voi ottaa käyttöön koronalokin eli tilannepäiväkirjan, johon merkitään kaikki tehdyt muutokset, päätökset, aloitetut ja/tai toteutetut toimenpiteet aikajärjestyksessä. Tilannepäiväkirjaan ja muihin työkaluihin löytyy linkki tämän tiedotteen lopusta.

Miksi jotkut organisaatiot selviävät koronasta paremmin kuin toiset?

Valmiuslain mukaan osan organisaatioista tulee tehdä valmiussuunnitelma erilaisten uhkien varalle. Tällaisia ovat julkisen sektorin organisaatiot sekä huoltokriittiset organisaatiot, kuten osa elintarvikealasta.

Kriisitilanteet eivät ole koskaan sellaisia kuin on suunniteltu. Mutta kun on jokin suunnitelma, sitä pystyy helpommin soveltamaan hektisessä ja jatkuvasti muuttuvassa tilanteessa. Niinpä valmiussuunnitelman tehneellä organisaatiolla on paremmat lähtökohdat tässä tilanteessa, mutta muillakin on mahdollisuuksia pärjätä.

– Kaikkien muidenkin organisaatioiden kannattaisi jatkossa tehdä valmiussuunnitelma Kansallisessa riskiarviossa mainittujen uhkien varalta, Ira Pasi toteaa.

Näin yllättävässä ja laajassa kriisissä ei kuitenkaan kaikkeen voi luonnollisesti itse vaikuttaa, mutta uusia ratkaisuja on helpompi löytää, kun johtaminen ja viestintä on suunnitelmallista.

Valmiustyöryhmä varmistaa, että koko organisaatio tietää, missä mennään

Organisaation kannattaa viimeistään nyt perustaa valmiustyöryhmä, joka varmistaa, että kaikki eteen tulevat ongelmat tunnistetaan ja ratkaistaan eli päivitetään tilannekuvaa. On todennäköistä, että johtoryhmä yksin ei tähän riitä, vaan sitä tarvitsee laajentaa.

Tilannekuvan luomisessa yhtenä merkittävänä aiheena on organisaation tehtävien priorisoiminen kriisin aikana ja kriittisten toimintojen osalta tehdyt varasuunnitelmat. Tämä vahvistaa myös organisaation taloudellista selkänojaa. SPEK on koonnut muistilistan tärkeimmistä asioista, jotka valmiustyöryhmän kannattaa huomioida. Muistilista ja tilannekuvaohjeet löytyvät tämän uutisen lopusta.

Valmiustyöryhmän keskeinen tehtävä on myös varmistaa, että muu organisaatio tietää, miten toimitaan.

– On tärkeää viestiä selkeästi, missä paikassa henkilöstöä tiedotetaan kaikista muutoksista ja päätöksistä. Tämä voi tuntua yksinkertaiselta asialta hoitaa, mutta käytäntö osoittaa, että helposti tulee väärinkäsityksiä. Siksi pitää kertoa tästä useita kertoja ja alleviivata asiaa, muistuttaa SPEKin viestinnän asiantuntija Rauna Nerelli.

Poikkeusolojen viestinnässä tarvitaan selkeyttä, empatiaa ja konkretiaa

Poikkeuksellisten olojen johtaminen on lopulta hyvin pitkälti viestintää. Siinä tulee ymmärtää vastaanottajan lähtökohdat ja erilaiset motiivit toimia, jotta siinä onnistutaan.

– Se vaatii empatiaa ja konkretiaa. Hyvä esimerkki tästä on haastava kysymys siitä, millä itsenäiset yli 70-vuotiaat ohjeistetaan välttämään kontakteja muihin. Tässä avun pyytäminen terveydenhuoltojärjestelmän kuormittumisen välttämiseksi saattaa toimia paremmin kuin määräys, Rauna Nerelli pohtii.

Ohjeet kannattaa julkaista selkokielellä niin, että ne ovat helposti ja yksiselitteisesti ymmärrettävissä, sillä se palvelee jokaista lukijaa. Suomessa on noin 650 000 – 750 000 ihmistä, jotka tarvitsevat selkokieltä ymmärtääkseen viestin. Heitä on siis laajasti eri organisaatioissa. Selkeä viestintä on tarpeen erityisesti poikkeustilanteessa, jossa kiire, tietotulva ja ahdistuneisuus voivat vaikuttaa viestin vastaanottokykyyn.