Organisaatioiden hyviä käytäntöjä – ohjeita korona-aikaan

Hyvien käytäntöjen lista päivittyy jatkuvasti.

Tälle sivulle on koottu ohjeiksi sellaisia korona-ajan hyviä käytäntöjä, joihin on turvauduttu eri organisaatioissa; yrityksissä, järjestöissä ja julkishallinnossa.

Voitte valita näistä omaan käyttöönne ne, jotka tuntuvat sopivan teille parhaiten. Joskus sopivimmat käytännöt löytyvät vain kokeilemalla.

Täydennä tätä listaa. Kerro teillä hyväksi koettu käytäntö, jotta muutkin voivat sitä hyödyntää. Vinkit muokataan verkkosivulle ohjemuotoon. Organisaation nimi julkaistaan, mikäli näin toivotaan, muussa tapauksessa julkaisu tehdään nimettömänä. Lähetä vinkkisi: ira.pasi@spek.fi.

Johtaminen

Kriisitilanteissa organisaatiossa on tärkeää yhteisesti arvioida, mikä tilanne on ja miten se vaikuttaa omaan toimintaan, viestintään, talouteen, henkilöstöön ja muihin sidosryhmiin. Kriisiajan johtamisen näkökulmasta on tärkeintä, että tiedetään, kuka tekee, mitä tekee ja miksi tekee. Parhaat työkalut tähän ovat valmiustyöryhmä ja tilannepäiväkirja eli loki.

Valmiustyöryhmä on poikkeustilanteessa olennainen johdon apukäsi. Keskeisten avainhenkilöiden muodostamassa ryhmässä on helppo seurata tilannekuvaa, sopia rooleista ja vastuista, koordinoida toimintaa ja viestiä suunnitellusti koko organisaatiolle.

Tilannepäiväkirja on vahva johtamisen työkalu, kun siihen merkitään kaikki tehdyt muutokset, päätökset ja toimenpiteet. Sen avulla ylläpidetään tilannekuvaa ja vältytään päällekkäisiltä tai hoitamattomilta töiltä.

Henkilöstö on kaikkein tärkein voimavara kriisin hetkellä. Siksi henkilöstöön on tärkeää panostaa myös sisäisen viestinnän keinoin.

Viestintä

Henkilöstö on organisaation kaikkein tärkein voimavara kriisin hetkellä. Siksi henkilöstöön on tärkeää panostaa myös sisäisen viestinnän keinoin. Viestinnän pelisäännöt tulee olla koko henkilöstön tiedossa ja heidän tulee noudattaa niitä.

Varmista sujuva sisäinen tiedonkulku

• Päätä, mitä viestintäkanavia käytätte sisäisesti.

Määritä sisäisen viestinnän pelisäännöt

• Sopikaa selkeästä vastuujaosta yleisesti ja tapauskohtaisesti; kuka viestittää ja kenelle.
• Kirjaa viestiin jakelulista. Sen avulla varmistetaan, että kaikki saavat tarvitsemansa tiedon tai että samasta asiasta ei jaeta viestiä useita eri reittejä ”varmuuden vuoksi” ja aiheuteta infoähkyä ja sen seurauksena viestien lukemattomuutta.
• Kirjaa viestiin myös päivämäärä, jotta vastaanottaja tietää, mikä on tuorein tieto asiasta.
• Varmista, että koko henkilöstö tietää viestinnän pelisäännöt.

Määritä ulkoisen viestinnän pelisäännöt

• Sopikaa linja, milloin viestien tulee kulkea viestintäryhmän kautta.
• Ulkoisessa viestinnässä on tärkeää, että kaikki noudattavat pelisääntöjä eikä kukaan lähde sooloilemaan.

Ole viestinnässä rehellinen, mutta pidä yllä toivoa

• Rehellisyys on äärimmäisen tärkeää, sillä pienetkin virheet voivat eskaloitua nopeasti.
• Vuorovaikutusta on hyvä olla paljon, vaikka uutta tietoa ei olisikaan.
• Myös mieluummin liian paljon tietoa ja liian aikaisin kuin liian vähän ja liian myöhään.
• Muista empatian kieli. Se tuo lohtua ja toivoa.
• Tee edistysaskelista näkyviä ja ilahduta hyvillä uutisilla.

Kyberturvallisuus kuntoon viimeistään nyt

Kyberhyökkäyksistä tulee tehdä rikosilmoitus matalalla kynnyksellä

Tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset korostuvat poikkeusoloissa. Kyberhyökkäysten määrä on ollut pandemian aikana kasvussa. Kaikista hyökkäysyrityksistä tulee nyt tehdä hyvin matalalla kynnyksellä rikosilmoitus.

Toimi näin, jos havaitset tietoturvapoikkeaman

Tietoturvapoikkeamalla tarkoitetaan esimerkiksi tietojen kalastelua, palvelunestohyökkäyksiä tai niiden yrityksiä. Kun tietoturvapoikkeama osuu kohdalle, siitä on hyvä ilmoittaa sekä viranomaisille että IT-tuelle. Ilmoituksesi avulla viranomaiset voivat selvittää tapausta ja olla tukenasi asian käsittelyssä. Katso muistilista tahoista, joille on syytä ilmoittaa tietoturvapoikkeamasta erilaisissa tilanteissa.

Erilaisia organisaatioita auttaa myös KyberVPK, joka on suomalainen hakkerikollektiivi. KyberVPK on perustettu auttamaan kriittisten toimintojen tuottajia taistelussa hyökkäyksiä vastaan ja palautumaan niistä. Apua pyytävän organisaation tarpeista riippuen KyberVPK voi auttaa ennaltaehkäisemään tietoturvaongelmia, testata ympäristön turvallisuutta, ratkoa yhdessä tietoturvapoikkeamia tai esimerkiksi auttaa järjestelmien turvallisessa käyttöönotossa.

Varmista verkossa olevien laitteiden turvallinen käyttö

Huonosti suojattuja laitteitasi voidaan käyttää rikollisiin tarkoituksiin. Varmista, että kaikissa verkkoon kytketyissä laitteissa käytetään kunnollisia ja joka laitteessa eri salasanoja. Päivitä laitteet ja sovellukset ajallaan. Näin turvallisuutesi on paremmalla tasolla. Katso lisää tietoturvasta työpaikalla, Kyberturvallisuuskeskus:

Etätyön tietoturvallisuus

Pienillä arjen kyberteoilla teemme kotona työskentelystä turvallista kaikille.
Lue lisää: Kyberturvallisuuskeskus, Tee etätyöstä turvallista vinkkiemme avulla.

Videoneuvotteluratkaisun valinta

Videoneuvotteluratkaisun valinnassa kannattaa ensimmäisenä pohtia käyttötarkoitusta ja tiedon luottamuksellisuutta. Kokouksen järjestäjän kannattaa myös etukäteen huolehtia siitä, että kokoukseen voivat osallistua vain halutut henkilöt ja että videoneuvotteluun liittyvillä on vain tarvittavat käyttöoikeudet. Lue lisää linkistä.

Esimiehen tehtävä on varmistaa, ettei työntekijä jää yksin mahdollisesti muuttuneen työtehtävän kanssa.

Henkilöstö

Kohtaamisia

• Varmista, että jokaiseen ollaan yhteydessä säännöllisesti vähintään viikoittain. Esimies tai myös työkaverit voi soittaa ja kysellä muuten vain kuulumisia. Yhteydenotot voivat olla muuten jossain työtehtävissä vähäisiä etätyössä. Se saattaa tuoda ulkopuolisuuden tunnetta ja voi tuntua ikävältä.
• Virtuaalikahvit tai -lounas työyhteisön tai muutaman kaverin kanssa? Työnantajan voi suositella irtautumaan työasioista yhteisellä, jopa hulluttelevalla, keskustelupalstalla vaikkapa joka päivä tai muutaman kerran viikossa esim. klo 14.00-14.30.

Varmista muuttuneessa tilanteessa jokaisen työntekijän työnkuva

• Kriisitilanteissa korostuu sen tärkeys, että sovitaan ja tiedetään tarkalleen, kuka tekee ja mitä tekee. Käytännössä siihen tulee haasteita, koska tilanne on uusi, yllättävä ja muuttuu koko ajan.
• Esimiehen tulee käydä jokaisen työntekijän kanssa läpi työtehtävät, jos poikkeusolot ovat muuttaneet organisaationne toimintaa. Työnmäärää tulee arvioida uudelleen, sillä osalla voi työtehtävät vähentyä tai lisääntyä merkittävästi.
• Esimiehen tehtävä on myös varmistaa, ettei työntekijä jää yksin mahdollisesti muuttuneen työtehtävän kanssa ja että hän saa tarvittaessa perehdytystä uuteen tehtävään.

Henkilöstön resurssipankki

Resurssipankki auttaa organisaation sisällä löytämään uusia ihmisiä tehtäviin, joissa on nyt resurssipula ja toisaalta työtä henkilöille, joilla saattaisi muuten olla edessä lomautus.
• Mihin henkilö voi ilmoittautua ja kertoa osaamisestaan tai halukkuudestaan eri tehtäviin? Suunnittele etukäteen, kuinka palkkaus mahdollisesti muuttuu työtehtävien myötä.
• Mihin organisaatiossa voi ilmoittaa, että täällä tarvitaan lisää työvoimaa?
• Valitse keino, kuinka keräätte tietoa ja kuinka saadaan resurssit ja tarve kohtaamaan nopeasti.

Ohjeita tarvitaan

Ohjeita tarvitaan poikkeuksellisissa tilanteissa normaalia enemmän. Stressitilanne laskee itseohjautuvuutta, joten selvältäkin tuntuviin asioihin voi olla tarvetta saada ohjeet kirjallisena. Ohjeet tuovat myös varmuutta tekemiseen, vaikka ne selkeitä asioita olisivatkin.
• Laadi lyhyet, ymmärrettävät ja yksiselitteiset ohjeet. Pyydä jotakuta kohderyhmästä arvioimaan ohjetta ennen sen julkaisua.
• Arvioi, mikä on teille oikea paikka jakaa ohjeita, jotta ne tavoittavat kohderyhmän ja löytyvät myös myöhemmin.

Ole armollinen itsellesi – tue myös kaveria

• Keskity asioihin, joihin voit vaikuttaa. Päästä irti asioista, joihin et voi vaikuttaa.
• Pidä huolta itsestäsi, olet elämäsi tärkein henkilö:
Ulkoile päivittäin. Käy lyhyellä kävelyllä kesken työpäivän, jos mahdollista.
Erityisesti paikallaan tehtävässä työssä on tärkeää liikkua työpäivän aikana tunnin välein.
Nouse seisomaan riittävän usein, venyttele ja käy vaikka hakemassa lasi vettä.
Nukkuminen on tärkeää. Rauhoita hetki ennen nukkumaanmenoa, tee jotain itselle mieluista.
• Nauti onnistumisista, pienistäkin. Juhli työkavereiden kanssa etänä. Keitä kahvit, herkuttele. Kehu kaveria, aina, kun siihen on vähänkin syytä.
• Älä aseta itsellesi liian korkeita laatuvaatimuksia. Kaiken ei tarvitse olla aina täydellistä. Ei poikkeusoloissa, mutta ei myöskään muulloin. Tehtävät, joissa virheet voivat olla kohtalokkaita, ovat erikseen. Kuten lentokoneella lentäminen tai myös autolla ajaminen.

Etätyö

• Suunnittele työpäiväsi etukäteen. Aloita ja lopeta työsi tietoisesti esim. Kävelyllä tai vaatteiden vaihdolla.
• Onko sinun tarpeellista olla aina tavoitettavissa? Suunnittele tarvittaessa päivystys tärkeisiin asioihin. Päivystäjä on yhteydessä vain kiireellisissä tilanteissa tarvittaviin henkilöihin. Tällöin vapaapäivät voi viettää luottaen siihen, ettei asiat työpaikalla kaadu mihinkään.

Voiko työaikoja limittää tai suunnitella työpiste uudelleen?

Tartunnan minimointi

Vaihtoehtoiset tavat järjestää palaverit

Pidä palaverit etänä tai esim. hallissa tai muissa isommissa tiloissa riittävillä etäisyyksillä. Tai mahdollisuuksien mukaan vaikka ulkona. Esim. kävelypalaveri voisi toimia muutaman ihmisen kesken. Pöytien ääreen ei ole nyt syytä kokoontua.

Tilojen ja pintojen siivous

Tehosta siivousta erityisesti kosketuspintojen osalta.
• Sosiaalitilat, erityisesti wc:t, käsienpesupisteet sekä ovien kahvat, kulkuväylien kaiteet ja valokatkaisijat on syytä pitää nyt erityisen puhtaina.
• Puhdista yhteiskäytössä olevat laitteet ennen käyttöäsi.
• Muista aina puhdistaa myös laitteet, jotka kulkevat kodin ja työpaikan välillä, kuten älypuhelimet, tabletit, tietokoneet yms. Tavaroita, joita käytetään liikuttaessa eri paikoissa, kuten lompakko ja avaimet, voi olla hankala puhdistaa. Muista siis käsien pesun näiden koskettelun jälkeen.

Huolellinen käsien pesu ja käsidesi

• Pese kädet vedellä ja saippualla usein ja huolellisesti. Saippuoita vähintään 20 sekunnin ajan.
• Käytä alkoholipohjaista käsihuuhdetta, jos et voi pestä käsiäsi. Esim. työmailla tai -halleissa, autossa tai liikkuessasi julkisilla paikoilla.
• Älä koskettele silmiä, nenää tai suuta, ellet ole juuri pessyt käsiäsi.

Työaikojen ja taukojen uudelleen suunnittelu

• Työvuorojen vaihdot tai ns. vakituiset työajat limittäin? Tavoitteena välttää kohtaamisia mm. pukuhuoneissa tai muissa pienissä tiloissa.
Uusia sovittuja aikoja tulee noudattaa, eikä esim. pukuhuoneeseen voi mennä ennen ”omaa sovittua aikaa”, jotta odotellessa ei synny lisää kohtaamisia.
• Voiko ruoka- ja kahvitaukoja pitää eri aikoihin tai limittäin? Vaihtoehtoisia taukopaikkoja?
• Voiko kellokortin leimaamisen yhteisillä päätteillä korvata jotenkin? Vaihtoehtoisia järjestelmiä? Jos ei ole mahdollista, varmista leimauspisteen hygienia useita kertoja päivässä.

Työpisteen uudelleen suunnittelu

Työpisteen uudelleen suunnittelu, jotta kontaktien määrä muihin henkilöihin pysyy mahdollisimman vähäisenä.
• Voidaanko työtehtäviä järjestellä uudelleen, jotta kontaktien määrä muiden henkilöiden kanssa on minimoitu?
Tarvittaessa käsidesit työpisteisiin, jos käsien pesu ei ole mahdollista työpisteissä, joissa kontakteja ei voi välttää.
• Työpisteiden siirto riittävän kauas toisistaan.
• Työpisteiden suojaaminen mahdollisen kontaktin suuntaan pleksillä tms.

Linkkejä yleisimpiin kysymyksiin koronasta sekä muiden sivustojen hyviin käytäntöihin: